Seikkailua Sipoon labyrintissa

Näppäimistö on viime aikoina saanut välillä rentoutua, sillä olen päässyt kiertämään ympäri Arla Ingmanin Sipoon meijeriä. Mainittakoon, etten ole vielä kertaakaan eksynyt. Varsinkin tuotannossa työskennelleet tietävät, kuinka kaikki käytävät ovat samannäköisiä ensimmäisinä päivinä.

Tartuin tilaisuuteen, kun kesätyöntekijöille tarjottiin mahdollisuutta osallistua tuotantolaitoksen esittelykierrokseen. Mielestäni varsinkin viestinnässä pitää tietää ja ymmärtää mitä yrityksen eri osastoilla tapahtuu, jotta pystyy hoitamaan hommansa hyvin. Vaikeahan se on kirjoittaa hyvin asiasta, jota ei oikeasti ymmärrä.

Viestinnän tärkeys tuotannossa ja varastossa

Esittelykierroksella käytiin lyhyesti läpi mitä tapahtuu eri vaiheissa kun tuotteet matkaavat kohti kuluttajaa. Pakkaamossa tutunnäköiset maito- ja jogurttipurkit vilistivät silmissä. Melu on kova ja kuulosuojaimet pakolliset, joten kirjallisen viestinnän ja työntekijöiden tarkkuuden merkitys kasvaa.

Ja kyllä, viestintään pitää tuotannossakin kiinnittää huomiota: jos mansikkahillokontissa on lappu, jossa lukee hedelmähillo, Auringon hedelmät- rahka maistuukin mansikalta.

Viestinnän kannalta on myös huomioitava, että tuotannossa ei voi tarkkailla intraa tai sähköpostia päivän aikana. Tämä tärkeä asia unohtuu helposti kun suunnitellaan ja toteutetaan henkilöstöviestintää konttorista käsin.

Myös varaston ja keräilyn puolella työympäristö on varsin erilainen kuin konttorissa. Trukkeja pitää huomata väistää ja työ on fyysisempää, sillä lavojen ja rullakoiden siirtäminen on raskasta.

Täälläkin työntekijöiden viestintätarkkuus on tärkeässä roolissa, sillä varaston ja keräilyn toiminnan kulmakivenä ovat oikein merkityt listat ja kuljetuserät.

Avuliaita haastateltavia

Sipoon toimitilojen lisäksi olen tutustunut myös ihmisiin nauhurin ja kameran kanssa. Olen päässyt haastattelemaan muun muassa kesätyöntekijöitä hallinnossa, logistiikassa ja myyntipalvelussa, sekä vakituisia työntekijöitä eri osastoilla. Haastattelujen perusteella olen kirjoittanut tekstejä intraan ja henkilöstölehteen.

Päällimmäisenä haastatteluista on jäänyt mieleen avuliaisuus ja ystävällinen vastaanotto. Niin kesätyöntekijät kuin vakkaritkin ovat kertoneet mielellään omasta osastostaan ja tehtävistään sekä vastanneet kärsivällisesti niihin ”tyhmiinkin kysymyksiin”.

Eräskin linjapäällikkö kävi kanssani läpi rahkan tekoprosessin tietokoneen ruudulta ihan pyytämättä, joka helpotti jutun kirjoittamista, vaikka tekoprosessista en suoraan kirjoittanutkaan.

Käytännön tasolla on ollut yllättävää huomata kuinka paljon haastattelunauhojen litterointi vie aikaa, koska haluaa esittää faktat oikein tekstissä. Ainakin tähän asti haastatteluaineistoa onkin ollut niin paljon, että joudun jatkuvasti tuskailemaan miten saan tärkeimmät asiat mahtumaan 700 tai 2000 merkkiin.

Olen myös huomannut, että keskustelemalla osastojen työntekijöiden kanssa saa parhaan kuvan heidän työstään, osastojen toiminnasta sekä osastojen linkittymisestä toisiinsa. Samanlaista käsitystä ei varmasti saa virallisista osastokuvauksista – vai jaksaako kukaan oikeasti yrittää ymmärtää niiden jargonia?

Sonja Ihainen tutkii viestinnän maailmaa Arla Ingmanilla kesän 2013 ajan ja jakaa kokemuksiaan blogin kautta. Sonja opiskelee International Business Communication -maisteriohjelmassa Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulussa.